Mark Hammar Nella ISO 14001, è relativamente facile capire come i requisiti della norma seguano il tradizionale ciclo di miglioramento Plan-Do-Check-Act. Anche se esso è un concetto importante nel campo del miglioramento dei processi, non è sempre ovvio capire come i requisiti di altre norme dei sistemi di gestione (come la ISO 9001) seguano questo ciclo. Con la ISO 14001, è più agevole constatarlo, perché i requisiti della norma seguono alla lettera il ciclo plan-do-check-act, nell’ordine in cui è scritto.
Per maggiori informazioni sul ciclo Plan-Do-Check-Act e per alcune informazioni su come esso funziona nella norma ISO 9001, vedere Il modello “Plan-Do-Check-Act” nella norma ISO 9001.
Quali sono le basi del ciclo Plan-Do-Check-Act?
Il ciclo Plan-Do-Check-Act, detto anche semplicemente PDCA, è un ciclo di miglioramento inventato e reso popolare da due dei padri fondatori del moderno controllo di qualità, Walter Shewhart ed Edward Deming. Il ciclo è utilizzato per implementare un cambiamento allo scopo di migliorare un processo. Un esempio veloce potrebbe essere il tentativo di ridurre l’utilizzo di carta presso la propria struttura.
Si pianifica (Plan) di ridurre l’utilizzo di carta del 10% nel corso del primo anno; la fase Do (fare) corrisponde a usare la carta come fareste di solito, con alcune riduzioni pianificate come ad esempio chiedere alle persone di stampare fronte retro; quindi Check significa confrontare il vostro effettivo consumo di carta rispetto a quello ridotto previsto (e qui si potrebbe constatare di aver ridotto l’utilizzo mensile solo del 5%); infine la fase di azione “Act” corrisponde a decidere come si reagisce: per esempio, impostando le stampanti sulla stampa fronte retro come configurazione predefinita, in modo che eventualmente sia necessario modificarla, oppure istruendo ulteriormente i lavoratori a ridurre il consumo di carta leggendo i documenti sul computer.
Perché il ciclo Plan-Do-Check-Act è tra i requisiti della norma ISO 14001?
Anche se l’esempio qui sopra riguarda solo una parte della gestione ambientale, i requisiti della ISO 14001 sono strutturati in modo tale da poter definire tutto il proprio sistema di gestione ambientale (spesso chiamato semplicemente SGA) nella forma PDCA per tutti i propri processi.
Plan. Partendo dai requisiti generali (punto 4.1) e dalla politica ambientale (punto 4.2), i requisiti della ISO 14001 sottolineano l’importanza della pianificazione per il successo dell’SGA. Il paragrafo seguente sulla pianificazione (punto 4.3) scende in maggiore dettaglio in merito alle diverse aree che devono avere una buona pianificazione; gli aspetti ambientali (i modi in cui i propri processi interagiscono con l’ambiente) si trovano al punto 4.3.1; i requisiti legali e di altro tipo (le leggi e i regolamenti che si devono seguire per la protezione dell’ambiente) sono al punto 4.3.2; gli obiettivi, i traguardi e i programmi (gli specifici piani finalizzati che state attuando per migliorare) si trovano al punto 4.3.3.
Do. Il punto 4.4 sull’implementazione e le attività operative definisce in dettaglio quali siano i processi importanti da istituire e mantenere per ottenere un SGA solido e funzionante. Il punto di partenza è fissare le risorse, i ruoli, le responsabilità e le autorità (punto 4.4.1) per i processi del sistema di gestione. Quindi, si passa alla definizione delle competenze richieste per i processi dell’SGA, nonché alla formazione e consapevolezza necessarie per soddisfare tali competenze (punto 4.4.2). Fatto tutto questo, devono essere attuati la comunicazione (punto 4.4.3), la documentazione (punto 4.4.4) e il controllo dei documenti (punto 4.4.5) necessari per garantire il corretto funzionamento dei processi e delle procedure dell’SGA.
Quando questi processi sono pronti, è il momento di attuare i controlli operativi (punto 4.4.6) necessari per assicurare che i processi dell’organizzazione possano funzionare in modo tale da controllare gli effetti negativi sull’ambiente. L’ultima fase è la preparazione dei piani per la preparazione e la risposta alle emergenze (punto 4.4.7), in caso qualcosa dovesse andare storto.
Check. L’intero paragrafo seguente della norma ISO 14001 si intitola Verifica (in inglese, Checking) (punto 4.5). I metodi per farlo sono elencati come monitoraggio e misurazioni (punto 4.5.1) che si applicano alle caratteristiche chiave dell’organizzazione che possono avere un impatto sull’ambiente. La valutazione di conformità (punto 4.5.2) e i processi di non conformità, le azioni correttive e preventive (punto 4.5.3) sono i processi per assicurare di soddisfare i requisiti legali individuati e i processi per reagire e correggere un problema quando se ne riscontra uno.
Il paragrafo sul controllo delle registrazioni (punto 4.5.4) comprende i processi necessari per la tenuta delle registrazioni che si accumulano verificando le attività dell’SGA. L’ultimo metodo di verifica incluso nella norma è il processo delle verifiche ispettive interne (punto 4.5.5), che è un modo sistematico per riesaminare i processi dell’SGA per confermare che soddisfino le disposizioni fissate per essi.
Act. Il paragrafo finale della norma riguarda il riesame da parte della direzione dell’organizzazione delle informazioni raccolte nei processi di verifica; esso è detto, appunto, riesame della direzione (punto 4.6). Questa attività viene eseguita allo scopo di reagire alle informazioni raccolte e fare le eventuali correzioni necessarie ai piani per l’SGA. Se un traguardo è stato raggiunto, se ne può scegliere un altro. Se ci sono problemi nel raggiungere un traguardo, allora le risorse del programma devono essere riesaminate ed è necessario operare delle correzioni. La fase “Act” permette di modificare i piani affinché il ciclo di miglioramento Plan-Do-Check-Act possa ricominciare.
Come usare il ciclo PDCA nel proprio SGA
Utilizzando il ciclo PDCA in un processo, è possibile lavorare sui miglioramenti del processo stesso per ottenere una maggiore efficacia. Comprendendo che ciò vale per tutto l’SGA, si può impiegarlo a proprio vantaggio per migliorare il processo complessivo del sistema di gestione ambientale per raggiungere una maggiore efficacia nella protezione dell’ambiente ed evitare impatti negativi sull’ambiente stesso. In definitiva, la protezione dell’ambiente è il motivo principale per cui si attua in sistema di gestione ambientale.
