Mark Hammar Qual é o papel do representante da direção no sistema de gestão ambiental da ISO 14001? O que eles fazem? Por que eles existem? Estas questões são frequentemente feitas quando da implementação de um sistema de gestão ambiental (SGA), principalmente porque a norma ISO 14001 não inclui muita informação sobre o pepel. Os poucos requisitos estão incluídos na seção 4.4.1 em recursos, papéis, responsabilidades e autoridade, os quais falei sobre em um artigo anterior Understanding Responsibility & Authority Identification in ISO 14001. Este artigo falou brevemente sobre o papel do representante ambiental da direção (frequantemente chamado de representante da direção), mas aqui quero expandir a explanação do que o papel implica.
Qual é a razão da ISO 14001 requerer um representante da direção?
A primeira coisa a observar é por que um representante ambiental da direção é requerido para começar. Este é um element comum da norma de Sistema de gestão ISO, e basicamente implica que o sistema de gestão possui um gestor específico que retem a responsabilidade e autoridade geral para assegurar que o sistema de gestão funciona. O representante da direção não precisa fazer tudo, mas cabe a ele dizer “a responsabilidade é minha”.
O papel do representante da direção é definido em duas partes nos requisitos da ISO 14001. O primeiro é assegurar que o sisema de gestão ambiental está implementado e continua a funcionar, e o segue=ndo requisito é assegurar que a alta direção sabe o que está acontecendo com o sistema de gestão de forma que eles possam redefinir prioridades, ajustar recursos e alterar planos se necessário.
Assegurar que o SGA está estabelecido, implementado e mantido
Como declarado anteriormente, o representante ambiental da direção não precisa realziar todas as ações para implementar o sistema de gestão e verificar que ele continua a funcionar, mas o representante da direção precisa se assegurar que pessoas são designadas para as tarefas necessárias, e estão realizando as tarefas apropriadamente. Como o representante da direção se assegura de que isto ocorre? Aqui estão algumas formas sobre como isto pode ser feito:
Estabelecido. Todos os processos que têm interações com o ambente (chamados aspectos ambientais) precisam ser identificados, e uma forma de monitorar os aspectos precisa estar implementada. Como representante da direção, você pode reviser a identificação e classificação de aspectos ambientais para todos os processos na organização para ter certeza de que elas foram realziadas. Para mais informação sobre este processo, veja Environmental aspect identification and classification. O Segundo item a verificar é se todos os processos requeridos pela ISO 14001 estão implementados em seu sistema de gestão ambiental. Se todos os processos foram revisados considerando aspectos ambientais, todos os processos da ISO 14001 estão implementados, e os empregados sabem como isto os afeta, então o sistema de gestão ambiental esta estabelecido.
Implementado. O principal elemento para assegurar que o sistema de gestão ambiental está implementado é a primeira rodada de auditorias internas. Quando as auditorias internas verificarem todos os processos que foram estabelecidos para o sistema de gestão ambiental, você saberá se sua implementação é conhecida e realizada por toda a organização. A análise crítica dos resultados das auditorias internas, incluindo as respostas a quaisquer ações corretivas, dará uma boa indicação de quão bem sua implementação está funcionando. Veja também: Internal Audits in the EMS: Five Main Steps.
Mantido. Verificar a manutenção do sistema de gestão é muito importante. Passar por todos os problemas de identificação de aspectos, processos e recursos requeridos para implementar o Sistema será um desperdício de esforços se você não tiver a certeza de que o sistema permanece relevante. O principal elemento para fazer isto é a análise crítica pela direção. Na análise crítica pela direção você olhará para os dados do ssitemaara se assegurar que ele mantém sua eficácia e melhorias com o esperado.
Reportar como está o desempenho do SGA
Não é suficiente para o representante ambiental da direção saber como as coisas estão indo; também é importante que os membros da alta direção saibam o que é esperado do sistema de gestão ambiental e quão bem ele está atendendo as metas para melhoria. A principal forma de fazer isto é através do processo de análise crítica pela direção identificado na ISO 14001.
A análise crítica pela direção incluí a revisão de dados do ssitema, o que inclui:
- Resultados das auditorias interna e auditorias de conformidade
- Comunicação de partes externas
- Situação de ações corretivas e preventivas
- Situação dos objetivos e metas
- Recomendações de melhoria
Desta análsie crítica, que olha as saídas do sistema de gestão ambiental, a alta direção pode saber quão bem ou mal está o desempenho do sistema de gestão, e pode então decidir o que precisa ser feito de forma que os recursos sejam propriamente aplicados.
Para mais informações sobre a análise crítica pela direção, veja How can your EMS Management Review be more useful?
Por que o representante da direção é crucial
Para muitas organizações, os membros da alta direção não podem manter-se a par de cada detalhe dentro da organização, não importa quão importantes estes detalhes possam ser. É por isso que eles precisam de um representante para assegurar que estes detalhes sejam monitorados e corrigidos onde necessário. Com o representante ambiental da direção assumindo este papel, pode ser assegurado que o ssitema de gestão ambiental será propriamente monitorado, corrigido e mantido através de toda a organização. Uma vez que a alta direção dispendeu os recursos requeridos para estabelecer e implementar um sistema de gestão, ter alguma garantia de que ele é mantido faz todo sentido.
