Mark Hammar Qual è il ruolo del rappresentante della direzione in un sistema di gestione ambientale ISO 14001? Che cosa fa? Perché è richiesto? Queste domande vengono poste spesso durante l’implementazione di un sistema di gestione ambientale (SGA), principalmente perché la norma ISO 14001 non contiene molte informazioni su tale ruolo. I pochi requisiti sono inclusi nel paragrafo 4.4.1 su risorse, ruoli, responsabilità e autorità, di cui ho parlato in un precedente articolo del blog su Understanding Responsibility & Authority Identification in ISO 14001. Questo post analizzava brevemente il ruolo del rappresentante per la gestione ambientale (spesso detto anche rappresentante della direzione), ma qui desidero ampliare la spiegazione di ciò che questo ruolo comporta.
Per quale motivo la ISO 14001 richiede un rappresentante della direzione?
La prima cosa da analizzare è perché ci sia bisogno di un rappresentante della direzione per l’ambiente, tanto per cominciare. Questo elemento è comune alle norme dei sistemi di gestione ISO e, sostanzialmente, prevede che il sistema di gestione abbia un responsabile specifico che detiene la responsabilità e l’autorità complessiva per assicurare che il sistema di gestione funzioni. Il rappresentante della direzione non deve fare tutto, ma la sua figura è comunque centrale.
Il ruolo del rappresentante della direzione è suddiviso in due parti nei requisiti della ISO 14001. La prima è assicurare che il sistema di gestione ambientale sia attuato e continui e funzionare, mentre il secondo requisito è assicurare che l’alta direzione sappia ciò che sta succedendo relativamente al sistema di gestione, in modo che possa ristabilire le priorità, correggere le risorse e modificare i piani ove necessario.
Assicurare che l’SGA sia stabilito, attuato e mantenuto attivo
Come accennato sopra, il rappresentante della direzione ambientale non deve eseguire tutte le azioni per attuare il sistema di gestione e verificare che continui a funzionare, ma deve fare in modo che i compiti necessari siano assegnati a qualcuno e che questi li esegua adeguatamente. Come fa il rappresentante della direzione a fare in modo che ciò accada? Ecco alcuni modi in cui è possibile farlo:
Stabilito. Tutti i processi che hanno interazioni con l’ambiente (chiamati aspetti ambientali) devono essere identificati e deve essere implementato un modo per monitorare le esigenze degli aspetti. In qualità di rappresentante della direzione, puoi riesaminare l’identificazione e la classificazione degli aspetti ambientali di tutti i processi all’interno dell’azienda per assicurare che essi siano stati eseguiti. Per maggiori informazioni su questo processo, vedere Environmental aspect identification and classification. Il secondo elemento da verificare è se tutti i processi richiesti dalla ISO 14001 sono presenti nel proprio sistema di gestione ambientale. Se tutti i processi sono stati riesaminati in riferimento agli aspetti ambientali, tutti i processi della ISO 14001 sono presenti e i dipendenti sanno come ciò influisce su di loro, allora il sistema di gestione ambientale è stato stabilito.
Attuato. L’elemento principale per assicurare che il sistema di gestione sia attuato è la prima serie di verifiche interne. Quando le verifiche interne hanno controllato tutti i processi che sono stati stabiliti per il sistema di gestione ambientale, saprai se la loro implementazione è conosciuta ed eseguita in tutta l’organizzazione. Il riesame dei risultati delle verifiche interne, comprese le risposte a eventuali azioni correttive, fornirà un’ottima indicazione del buon funzionamento dell’implementazione. Vedere anche: Internal Audits in the EMS: Five Main Steps.
Mantenuto attivo. Verificare che il sistema di gestione sia mantenuto attivo è molto importante. Affrontare tutte le difficoltà di identificare gli aspetti, i processi e le risorse richiesti per attuare il sistema sarebbe uno spreco di tempo e fatica se non si continua ad assicurare che il sistema rimanga rilevante. Il principale elemento per farlo è il riesame della direzione. Nel riesame della direzione, si analizzeranno i dati del sistema per assicurare che esso stia mantenendo la propria efficacia e i miglioramenti in base a quanto previsto.
Riportare in merito alla performance dell’SGA
Non è sufficiente che il rappresentante della direzione ambientale sappia come stanno andando le cose; è importante che anche i membri dell’alta direzione sappiano cosa ci si attende dal sistema di gestione ambientale e quanto efficacemente esso stia soddisfacendo i traguardi per il miglioramento. Il modo principale per farlo è attraverso il processo del riesame della direzione individuato dalla ISO 14001.
Il riesame della direzione comprende la revisione dei dati del sistema, che includono:
- Risultati delle verifiche ispettive interne e delle verifiche di conformità
- Comunicazioni da parti esterne
- Stato delle azioni correttive e preventive
- Stato degli obiettivi e dei traguardi
- Suggerimenti per il miglioramento
Da questo riesame, che analizza i risultati del sistema di gestione ambientale, l’alta direzione può sapere se il sistema di gestione sta funzionando bene o in modo insufficiente e può quindi decidere cosa deve essere fatto affinché le risorse siano applicate correttamente.
Per maggiori informazioni sul riesame della direzione, vedere How can your EMS Management Review be more useful?
Perché il rappresentante della direzione è essenziale
Nella maggior parte di aziende, i membri dell’alta direzione non possono tenere presente ogni minimo dettaglio interno dell’azienda, a prescindere dall’importanza di tali dettagli. Ecco perché c’è bisogno di un rappresentante per assicurare che questi dettagli siano monitorati e corretti ove necessario. Se il rappresentante della direzione svolge questo ruolo, è possibile assicurare che il sistema di gestione ambientale sia correttamente monitorato, corretto e mantenuto attivo in tutta l’organizzazione. Quando l’alta direzione ha speso le risorse necessarie per stabilire e attuare un sistema di gestione, è ragionevole che ci sia qualcuno che si occupa di assicurare solo che esso sia mantenuto attivo.
