Mark Hammar Se a sua organização quer implementar a ISO 14001, e obter a certificação para um sistema de gestão ambiental (SGA) baseado na norma, você poderia estar sobrecarregado ao imaginar por onde começar. Para ajudar você com esta tarefa, as seções seguintes são uma visão geral das 13 etapas necessárias para assegurar que nada está faltando durante sua implementação e preparações para a certificação:
1) Obter apoio da direção – O apoio da direção é crítico. Sem este apoio sua implementação da ISO 14001 quase certamente falharáwill. Você precisa ter um bom discurso de venda para convencer sua direção de que a ISO 14001 é uma boa idéia, e se você precisar de alguma ajuda procure em ISO 14001: 6 benefícios chave da implementação dos requisitos do SGA e em Project proposal for ISO 14001:2004 implementation.
2) Identificar requisitos legais – Assegurar-se de que identificou os requisites legais e outros para o seu SGA é outra etapa crucial para ter certeza de que sua implementação terá sucesso. Veja também: Demystification of legal requirements in ISO 14001.
3) Definir o escopo do SGA – Para assegurar que você sabe os limites do que precisa ser feito, você precisa definer o escopo do seu SGA. Isto ajuda a prevenir a inclusão de áreas do seu negócio que podem não ter efeito no ambiente. As ferramentas chave para definir o escopo são a política ambiental e os aspectos ambientais (a interação que você tem com o ambiente); estes são os primeiros documentos que você precisará criar para o SGA.
4) Definir os procedimentos e processos do SGA – Estes incluirão os processos e procedimentos que você identificará como necessários para assegurar resultados consistentes e adequados para prevenir impactos ambientais negativos e para responder a situações de emergência.
5) Implementar os procedimentos e processos do – Frequentemente, estes processos estarão ligados aos processos que já estão implementados em sua organização, tal como o acompanhamento de resíduos de suas instalações. Uma vez que nem todos os processos precisam ser procedimentos documentados, é importanten decidir quais devem ser documentados de forma a prevenir danos ao ambiente. Para uma boa visão geral, veja Mandatory Documentation Required by ISO 14001:2004.
6) Realizar treinamento e conscientização – Empregados deveriam ter treinamento sobre o que é a ISO 14001 e por que você está fazendo isto, em adição ao treinamento para quaisquer mudanças nos processos com os quais eles estão envolvidos. É importante que todos em sua organização saibam o que você está fazendo com seu SGA e como eles se encaixam nesta equação. Veja também: ISO 14001 Competence, Training & Awareness: Why are they important for your EMS?
7) Escolher um organismo de certificação – O organismo de certificação é a organização que virá para auditor seus processos do SGA com relação a conformidade com os requisitos da ISO 14001, assim como se o sistema é eficaz e melhorando. É melhor entrevistar vários organismos de certificação para decidir qual é o adequado para a sua organização, uma vez que esta pode ser uma etapa muito importante em quão eficaz sua implementação será.
8) Operar o SGA; medir e manter registros – Isto é quando você coletará os registros que serão requeridos durante uma auditoria para mostrar que seus processos atendem aos requisites definidos para eles. Os registros também mostram que os processos são eficazes e que melhorias estão sendo feitas em seu SGA quando necessário. Organismos de certificação identificarão uma certa duração de tempo para isto acontecer para assegurar que o sistema é maduro o suficiente para demonstrar conformidade. Veja também: ISO 14001 Control of Records.
9) Realizar auditorias internas – O organism de certificação irá querer que você audite cada processo intrnamente antes que eles venham para a auditoria de certificação. Isto dará a você uma chance para se assegurar que os processos estão fazendo o que você tinha planejado, e se não, você terá uma chance para consertar quaisquer problemas que você encontre. Veja ISO 14001 internal audits: Five main steps that can work for you for more details.
10) Realizar a análise crítica pela direção – Tão importante quanto o apoio que a direção dá para a implementação da ISO 14001, é o envolvimento da direção na manutenção contínua do SGA. De forma aassegurar que os processos tenham recursos adequados para serem eficazes e melhorarem, a direção precisa revisar dados específicos das atividades do SGA e reagir aos dados de forma apropriada. Veja ISO 14001 Management Review and why it is important in your EMS for more details.
11) Implementar ações corretivas – De forma aconsertar problemas e melhorar o sistema, você precisa usar ações corretivas para encontrar a causa raiz de quaisquer problemas encontrados e tomar ações para corrigir aquela causa raiz. Estes problemas podem ser identificados durante suas medições, auditorias internas e análsies críticas pela direção. Veja também: Corrective and Preventive Actions to Support Environmental Management.
12-1) Auditoria de certificação – Estágio 1 – Aqui o organism de certificação revisará sua documentação para verificar que, no papel, que você tratou todos os requisites necessários da norma ISO 14001. Os auditores emitirão um relatório descrevendo onde você está em conformidade e onde há problemas, de forma que você tenha uma chance para implementar quaisquer ações corretivas para tatar os problemas. Leia também: Why should you certify your ISO 14001 Environmental Management System?
12-2) Auditoria de certificação – Estágio 2 – Durante esta auditoria principal os auditors do organism de certificação realizarão uma auditoria no local onde eles revisarão os registros que você acumulou ao operar os processos do seu SGA, incluindo seus registros de auditorias internas, análises críticas pela direção, e ações corretivas. Após esta auditoria, feita ao longo de vários dias, eles emitirão um relatório detalhando suas constatações e se eles determinaram que seu SGA é eficaz e em conformidade com os requisitos da ISO 14001. Os auditores também farão uma recomendação para certificação se você attender todos os requisitos; contudo, se você tiver quaisquer não conformidades maiores então você precisará resolver as ações corretivas para estes problemas antes que a certificação possa ser recomendada.
Um bom plano ajudará muito quando você trabalhar para implementar e certificar um SGA pela ISO 14001, assim dedique um tempo para planejar e saber quais recursos você precisa – isto lhe economizará tempo em recursos mais tarde.
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