Mark Hammar Se la tua organizzazione desidera implementare la ISO 14001 e ottenere la certificazione per un sistema di gestione ambientale (SGA) sulla base della norma, potresti non sapere da dove cominciare. Per aiutarti in questo compito, la seguente panoramica elenca 13 fasi necessarie per non tralasciare nulla durante l’implementazione e i preparativi per la certificazione:
1) Ottenere il sostegno della direzione – Il sostegno della direzione è essenziale. Senza tale supporto, l’implementazione della ISO 14001 fallirà quasi certamente. Devi avere buone capacità di convincimento per mostrare alla tua direzione che la ISO 14001 è una buona idea e, se ti serve un po’ di aiuto, dai un’occhiata a ISO 14001: i 6 vantaggi fondamentali dell’implementazione dei requisiti dell’SGA e a questa Project proposal for ISO 14001:2004 implementation.
2) Identificare i requisiti legali – Assicurare di aver individuato tutti i requisiti legali e di altro tipo dell’SGA è un’altra fase cruciale per garantire il successo dell’implementazione. Vedere anche: Demystification of legal requirements in ISO 14001.
3) Definire il campo di applicazione dell’SGA – Per fare in modo di conoscere i limiti di ciò che c’è da fare, è necessario definire il campo di applicazione del proprio SGA. Ciò contribuisce a evitare l’inclusione di aree della propria azienda che potrebbero non influire sull’ambiente. Gli strumenti essenziali per definire il campo di applicazione sono la politica ambientale a gli aspetti ambientali (l’interazione che si ha con l’ambiente); questi sono i primi documenti che si devono preparare per l’SGA.
4) Definire le procedure e i processi dell’SGA – Comprendono i processi e le procedure che saranno individuati in quanto necessari per assicurare risultati coerenti e idonei per prevenire impatti ambientali negativi e per rispondere alle situazioni di emergenza.
5) Implementare le procedure e i processi dell’SGA – Spesso, questi processi saranno collegati a quelli già attuati nella propria organizzazione, come la tracciabilità dei rifiuti dal proprio stabilimento. Dato che non tutti i processi devono essere procedure documentate, è importante decidere quali devono essere documentati allo scopo di prevenire danni ambientali. Per un’utile panoramica, vedere Mandatory Documentation Required by ISO 14001:2004.
6)Eseguire la formazione e consapevolezza – I dipendenti devono ricevere una formazione su che cos’è la ISO 14001 e sul perché la si sta implementando, oltre che per qualunque cambiamento dei processi nei quali siano coinvolti. È importante che ciascuno, all’interno dell’organizzazione, sappia ciò che si sta facendo con l’SGA e come il suo ruolo entra nell’equazione. Vedere anche: ISO 14001 Competence, Training & Awareness: Why are they important for your EMS?
7) Scegliere un organismo di certificazione – L’organismo di certificazione è la società che, alla fine, eseguirà la verifica di conformità dei processi del proprio SGA rispetto ai requisiti della ISO 14001, nonché del fatto che il sistema sia efficace e che migliori. È meglio contattare diversi organismi di certificazione per decidere qual è quello giusto per la propria azienda, perché questa fase può essere molto importante per l’efficacia della propria implementazione.
8) Utilizzare l’SGA, misurare e tenere registrazioni – Questo è il momento in cui si raccolgono le registrazioni che saranno richieste durante una verifica per dimostrare che i propri processi soddisfino i requisiti previsti. Le registrazioni dimostrano inoltre che i processi sono efficaci e che nel proprio SGA vengono fatti miglioramenti in base alle necessità. Gli organismi di certificazione individueranno un determinato periodo di tempo affinché ciò avvenga, per assicurare che il sistema sia sufficientemente maturo per evidenziare la conformità. Vedere anche: ISO 14001 Control of Records.
9) Eseguire verifiche ispettive interne – L’organismo di certificazione ti chiederà di eseguire verifiche ispettive interne di ciascun processo prima di procedere alla verifica di certificazione. Ciò ti offrirà l’occasione di verificare che i processi stiano operando come previsto e, in caso contrario, avrai una possibilità di risolvere eventuali problemi evidenziati. Vedere ISO 14001 internal audits: Five main steps that can work for you per maggiori informazioni.
10) Effettuare il riesame della direzione – Il coinvolgimento della direzione nel mantenimento continuo dell’SGA è altrettanto importante quanto il sostegno che essa fornisce all’implementazione della ISO 14001. Allo scopo di assicurare che i processi abbiano a disposizione risorse adeguate per essere efficaci e per migliorare, la direzione deve riesaminare determinati dati sulle attività dell’SGA e reagire a tali dati in modo adeguato. Vedere ISO 14001 Management Review and why it is important in your EMS per maggiori informazioni.
11) Implementare azioni correttive – Al fine di risolvere i problemi e migliorare il sistema, si devono utilizzare azioni correttive per trovare la causa radice di qualsiasi problema evidenziato e intraprendere azioni per correggere la causa radice. Questi problemi possono essere individuati durante le misure effettuate, le verifiche interne e il riesame della direzione. Vedere anche: Corrective and Preventive Actions to Support Environmental Management.
12-1) Verifica di certificazione – Fase 1 – In questa fase, l’organismo di certificazione riesaminerà la vostra documentazione per verificare che, sulla carta, abbiate considerato tutti i requisiti necessari della norma ISO 14001. Gli ispettori compileranno un rapporto che mette in evidenza le aree di conformità e dove ci sono problemi, in modo da darvi la possibilità di implementare eventuali azioni correttive per affrontarli. Leggi anche: Why should you certify your ISO 14001 Environmental Management System?
12-2) Verifica di certificazione – Fase 2 – Durante questa verifica principale, gli ispettori dell’organismo di certificazione effettueranno una verifica in sito, nella quale riesamineranno le registrazioni che avete accumulato utilizzando i processi del vostro SGA, comprese quelle delle verifiche ispettive interne, del riesame della direzione e delle azioni correttive. Dopo questa verifica ispettiva, che durerà più giorni, stileranno un rapporto illustrando in dettaglio i loro risultati e indicando se hanno constatato che il vostro SGA è efficace e conforme con i requisiti della ISO 14001. Gli ispettori raccomanderanno la certificazione se siete conformi a tutti i requisiti; invece, se hanno riscontrato non conformità rilevanti, sarà necessario risolvere le azioni correttive per questi problemi prima che la certificazione possa essere raccomandata.
Un piano ben fatto risulterà molto utile per il lavoro di implementazione e di certificazione dell’SGA in base alla ISO 14001, quindi prendetevi del tempo per prepararlo e per essere consapevoli delle risorse che vi servono: ciò vi farà risparmiare tempo e altre risorse in seguito.
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