Punit BhatiaElementi chiave di una Politica di Protezione dei Dati conforme al GDPR
La creazione di un regolamento interno sulla protezione dei dati è un buon modo per avviare il percorso verso la conformità al Regolamento Europeo Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Poiché l’interpretazione del GDPR può essere complessa e impegnativa per la maggior parte delle persone, è prassi comune creare una politica interna di protezione dei dati.
Perché la mia azienda dovrebbe creare una Politica sulla Protezione dei Dati?
Poiché esiste il rischio per ciascuno dei diversi reparti o dipendenti della tua azienda di interpretare i requisiti del GDPR in modi diversi, una politica di protezione dei dati del GDPR rende le cose più semplici per i dipendenti e fa risparmiare loro lo sforzo di dover interpretare tutto il regolamento da soli.
Inoltre, la tua azienda può anche articolare ciò che è previsto e in che modo questi requisiti debbano essere soddisfatti. Per saperne di più sui requisiti del GDPR, puoi leggere questo articolo: Un riassunto di 10 requisiti chiave del GDPR.
Elementi chiave di una Politica sulla Protezione dei Dati
In genere, la politica ha questi elementi:
- Scopo della politica: questa parte della politica descrive il motivo per cui viene utilizzata questa politica e perché è importante per l’azienda. Consideralo più come la visione della privacy della tua azienda.
- Definizioni dei termini chiave: questa parte della politica definisce termini chiave come dati personali, categorie speciali di dati, ecc., nel contesto dell’azienda. Vedi anche: Glossario del GDPR.
- Principi e finalità del trattamento: questa parte della politica definisce i principi guida per il trattamento dei dati personali e le attività per le quali i dati personali possono essere trattati. Ad esempio, ciò potrebbe includere la mappatura delle attività della società per gli scopi legittimi definiti nel GDPR. Vedi anche: La comprensione dei 6 principi chiave del GDPR.
- Requisiti chiave o controlli: questa parte della politica elenca i requisiti chiave che devono essere soddisfatti per essere considerati conformi alla politica. Per garantire che dipendenti e manager possano convalidare l’adempimento di un requisito, è possibile prevedere una serie di controlli. Ad esempio, per soddisfare i requisiti di un trattamento legale, è necessario implementare un controllo per garantire che tutte le attività di trattamento siano elencate e mappate in uno degli scopi legittimi definiti nella politica.
- Ruoli chiave e relative responsabilità: questa parte della politica definisce i ruoli chiave / le parti interessate per garantire il rispetto di questa politica. Questa sezione delinea anche le responsabilità di ciascuna delle principali parti interessate. È importante notare che anche le responsabilità dei dipendenti devono essere espresse esplicitamente, in modo che i dipendenti si sentano parte di tutto questo. Vedi anche: Il ruolo del Responsabile della Protezione dei Dati alla luce del regolamento Generale sulla Protezione dei Dati.
- Nomina dell’autorità di controllo capofila: questa parte della politica stabilisce chi è considerato (dal punto di vista della tua azienda) come l’autorità di controllo capofila. Se la tua azienda ha sede in più siti o opera come entità legali diverse, dovrebbe essere specificato in che modo la direzione intende gestire le relazioni con le diverse autorità di controllo. Vedi anche: The obligations of controllers towards Data Protection Authorities according to GDPR.
Conclusioni
Avere una politica interna sulla protezione dei dati all’interno di un’azienda può essere un enorme vantaggio. Non devi sottovalutare il valore di questa politica, in quanto consente a tutti i dipendenti e al personale esterno della tua azienda di capire cosa vada fatto e perché. Ancora più importante, come parte del processo di approvazione, consentirà all’Alta Direzione della tua azienda di essere a conoscenza degli obblighi aziendali nel contesto del GDPR. Quindi, crea la tua politica di protezione dei dati oggi stesso.
Qui puoi vedere un’anteprima della struttura della Politica sulla Protezione dei Dati Personali.