Elenco dei documenti obbligatori richiesti dal GDPR dell’UE

Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati dell’UE (GDPR) ha già sollevato molte polemiche e una delle questioni principali è certamente quali siano i documenti richiesti. Ad esempio, spesso si vedono aziende che pensano che avere una politica sulla privacy e un modulo di consenso sul loro sito web sia sufficiente; tuttavia, questa è solo una piccola parte dei documenti che devono essere pienamente conformi a questo nuovo regolamento sulla privacy.

Per questo motivo, abbiamo creato un elenco di requisiti di documentazione del GDPR per aiutarti a trovare tutti i documenti obbligatori in un unico posto. Nota che i nomi dei documenti non sono prescritti dal GDPR, è quindi possibile utilizzare altri titoli; hai anche la possibilità di accorpare alcuni di questi documenti.

Documenti e registrazioni obbligatori richiesti dal GDPR dell’UE

Ecco i documenti che devi avere se vuoi essere pienamente conforme al GDPR:

• Politica sulla Protezione dei Dati Personali (Articolo 24): si tratta di un documento di alto livello per la gestione della privacy nella propria azienda, che definisce ciò che si desidera ottenere e in che modo. Vedi anche: Contenuti della Politica sulla Protezione dei Dati secondo il GDPR.
• Informativa sulla Privacy (Articoli 12, 13 e 14) – questo documento (che può anche essere pubblicato sul tuo sito web) spiega in parole semplici come tratterai i dati personali dei tuoi clienti, visitatori del sito web e altri.
• Informativa sulla Privacy per i Dipendenti (articoli 12, 13 e 14) – spiega in che modo la tua società tratterà i dati personali dei tuoi dipendenti (che potrebbero includere cartelle cliniche, casellari giudiziari, ecc.).
• Politica di Conservazione dei Dati (Articoli 5, 13, 17 e 30) – descrive il processo per decidere per quanto tempo un particolare tipo di dati personali sarà conservato e come sarà distrutto in modo sicuro.
• Programma di Conservazione dei Dati (Articolo 30) – elenca tutti i dati personali e descrive per quanto tempo ciascun tipo di dati sarà conservato.
• Modulo di Consenso dell’Interessato (Articoli 6, 7 e 9) – questo è il modo più comune per ottenere il consenso da parte di un interessato a trattare i suoi dati personali. Ulteriori informazioni in: È necessario il consenso? Sei basi giuridiche per il trattamento dei dati in conformità al GDPR.
• Modulo di Consenso del Titolare della Responsabilità Genitoriale (Articolo 8) – se l’interessato ha meno di 16 anni, un genitore deve fornire il consenso per il trattamento dei dati personali.
• Registro delle Valutazioni d’Impatto sulla Protezione dei Dati (Articolo 35) – qui è possibile registrare tutti i risultati della Valutazione dell’Impatto sulla Protezione dei Dati. Vedi il webinar: Seven steps of Data Protection Impact Assessment (DPIA) according to EU GDPR.
• Accordo con il Fornitore del Trattamento dei Dati (Articoli 28, 32 e 82) – questo documento è necessario per regolare la protezione dei dati con un processore⁽¹⁾ o qualsiasi altro fornitore.
• Procedura di Risposta e Comunicazione di una Violazione dei Dati (Articoli 4, 33 e 34) – descrive cosa fare prima, durante e dopo una violazione dei dati. Vedi anche: 5 fasi per gestire una violazione dei dati secondo il GDPR.
• Registro delle Violazioni dei Dati (Articolo 33) – qui è possibile registrare tutte le violazioni dei dati. (Si spera che sia molto breve.)
• Modulo di Comunicazione di una Violazione all’Autorità di Controllo (Articolo 33) – in caso di violazione dei dati, è necessario informare in modo formale l’Autorità di Controllo.
• Modulo di Comunicazione di una Violazione agli Interessati (articolo 34) – ancora una volta, in caso di violazione dei dati, si avrà lo spiacevole compito di informare gli interessati in modo formale.

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Documenti necessari in determinate condizioni

Avrai bisogno dei seguenti documenti in caso si applichino le seguenti condizioni:

• Descrizione del Ruolo del Responsabile della Protezione dei Dati (Articoli 37, 38 e 39) – è necessario disporre di un Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer DPO) se (a) il trattamento è effettuato da un’autorità o da un ente pubblico, a eccezione dei tribunali che agiscono nella loro capacità giudiziaria; oppure b) le attività principali consistono in operazioni di trattamento che richiedono un monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su vasta scala; o c) le attività principali trattano su vasta scala categorie speciali di dati e dati personali relativi a condanne penali e reati. Scopri cosa deve fare il Responsabile della Protezione dei Dati in questo corso online gratuito: GDPR Data Protection Officer Course.
• Elenco delle Attività di Trattamento dei Dati (Articolo 30) – questo documento è obbligatorio se (a) la società ha più di 250 dipendenti; o (b) il trattamento effettuato dalla società rischia di comportare un rischio per i diritti e le libertà degli interessati; o (c) il trattamento non è occasionale; o (d) il trattamento include categorie speciali di dati; o (e) il trattamento include dati personali relativi a condanne penali e reati.
• Clausole Contrattuali Tipo per il Trasferimento di Dati Personali ai Controllori⁽²⁾ (Articolo 46) – obbligatorio se si trasferiscono dati personali a un controllore al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE) e si sta facendo affidamento sulle clausole tipo come motivi legittimi per i trasferimenti transfrontalieri di dati.
• Clausole Contrattuali Tipo per il Trasferimento di Dati Personali ai Processori (Articolo 46) – obbligatorio se si trasferiscono dati personali a un processore al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE) e si sta facendo affidamento sulle clausole tipo come motivi legittimi per i trasferimenti transfrontalieri di dati.

Documenti non obbligatori

Ecco i documenti che non sono richiesti dal GDPR. Tuttavia, potresti trovare questi documenti molto utili se vuoi mantenere la tua conformità senza preoccupazioni:

• Valutazione della Preparazione al GDPR dell’UE – utile se si vuole scoprire il divario tra ciò che si possiede e ciò che il GDPR richiede. Vedi anche: EU GDPR Readiness Assessment Tool.
• Piano di Progetto per la Conformità al GDPR dell’UE – utile se hai un’azienda di medie – grandi dimensioni e desideri sapere esattamente chi è responsabile della conformità e quali sono le scadenze. Scarica qui un Piano gratuito di Progetto del GDPR.
• Politica di Protezione dei Dati Personali dei Dipendenti (Articolo 24) – simile alla Politica di alto livello sulla Protezione dei Dati Personali, ma specificamente focalizzata sui dipendenti.
• Registro delle Informative sulla Privacy (Articoli 12, 13 e 14) – potrebbe essere molto utile se in molti luoghi sono stati pubblicati avvisi sulla privacy e si desidera avere il controllo su tutti questi avvisi.
• Linee guida per l’Elenco dei Dati e la Mappatura delle Attività di Trattamento (Articolo 30) – poiché probabilmente avrai bisogno di un Inventario delle Attività di Trattamento, queste linee guida ti aiuteranno a compilare tale documento.
• Modulo di Recesso dell’Interessato (Articolo 7) – documento utile quando un interessato desidera ritirare il proprio consenso.
• Modulo di Recesso del Titolare della Responsabilità Genitoriale (Articolo 8) – documento utile se hai a che fare con un soggetto con meno di 16 anni.
• Procedura di Richiesta di Accesso ai Dati da parte dell’Interessato (Articoli 7, 15, 16, 17, 18, 20, 21 e 22) – consente di definire chi fa cosa quando ricevi tale richiesta (cosa che probabilmente avverrà).
• Modulo per la Richiesta di Accesso ai Dati da parte dell’Interessato (Articolo 15) – semplifica l’accesso all’interessato e consente all’utente di gestire tali richieste in quanto consente di avere una più chiara visione di ciò che l’interessato desidera.
• Modulo di Comunicazione dei Dati all’Interessato (Articolo 15) – saprai esattamente quali informazioni inviare una volta ricevuta la richiesta di accesso ai dati da parte dell’interessato.
• Metodologia di Valutazione dell’Impatto sulla Protezione dei Dati – o DPIA (Articolo 35) – poiché questo è probabilmente il compito più complesso nel tuo progetto di conformità al GDPR, troverai le linee guida su come eseguire la Valutazione dell’Impatto sulla Protezione dei Dati (o DPIA – Data Protection Impact Assessment) piuttosto utile.
• Procedura di Trasferimento Transfrontaliero di Dati Personali (Articoli 1, 44, 45, 46, 47 e 49) – La troverai utile come linea guida se trasferisci dati personali al di fuori dell’area Economica Europea.
• Questionario di Conformità del Processore al GDPR (Articoli 28 e 32) – lo troverai molto utile quando eseguirai la due diligence su un processore.
• Documenti che regolano la sicurezza dei dati personali (Articolo 32) – ad es., Politica di Sicurezza IT, Politica di Controllo dell’Accesso, Procedure di Sicurezza per il Dipartimento di IT, Politica Bring Your Own Device (BYOD), Politica per Dispositivi Mobili e Telelavoro, Politica di Clear Desk e Clear Screen, Politica di Classificazione delle Informazioni, Politica di Anonimizzazione e Pseudonimizzazione, Politica sull’Uso della Cifratura, Piano di Disaster Recovery, Procedura di Audit Interno, Checklist per l’Audit Interno ISO 27001: questi sono documenti che troverai molto utili per proteggere i dati; il modo più semplice è utilizzare come guida uno standard di sicurezza delle informazioni come la ISO 27001.

Qui potrai scaricare un’anteprima gratuita del Kit Documentazione per il GDPR dell’UE, dove puoi vedere la struttura e parte del testo per ciascuno dei documenti sopra menzionati.

⁽¹⁾ Si utilizza qui e di seguito il termine non ufficiale “Processore” al posto di quello ufficiale “Responsabile del Trattamento” utilizzato nel testo dell’UE
⁽²⁾ Si utilizza qui e di seguito il termine non ufficiale “Controllore” al posto di quello ufficiale “Titolare del Trattamento” utilizzato nel testo dell’UE