Strahinja Stojanovic Il Manuale della Qualità non sarà più un documento obbligatorio, in base alla versione disponibile delle norme DIS ISO 9001:2015 (per saperne di più sui cambiamenti in arrivo, leggi questo articolo: I 5 principali cambiamenti previsti nella ISO 9001:2015 in base al DIS (Draft International Standard) 2014). Come è successo? Il Manuale della Qualità era uno dei primi documenti che l’organismo di certificazione richiedeva prima di una verifica di certificazione. Come ha potuto perdere improvvisamente il suo ruolo e la sua importanza?
Il lato oscuro del Manuale della Qualità
La maggior parte di Manuali della Qualità riescono a soddisfare formalmente i requisiti della norma ISO 9001, eppure non colgono lo scopo del documento. Il risultato è uno dei più fondamentali documenti di un SGQ che nessuno legge, fatta eccezione per pochi revisori di certificazione masochisti.
Spesso mi sono imbattuto in Manuali della Qualità di oltre 20 pagine (e in qualche caso persino più di 50) e ho iniziato a chiedermi se lo si dovesse chiamare “sistema di gestione della qualità” o non piuttosto “sistema di gestione della quantità”. C’erano troppe informazioni doppie o non necessarie e così tanti dettagli che mi dispiaceva per l’albero che era stato tagliato per produrre la carta per questa pila di informazioni inutili.
Avere un Manuale della Qualità, a mio avviso, non era una cattiva idea. È un documento in cui l’organizzazione presenta se stessa, il proprio sistema di gestione della qualità, nonché il proprio modo di pensare e il proprio approccio alla gestione della qualità. Una pratica diffusa era quella di includere (oltre ai requisiti di cui al punto 4.2.2) alcuni requisiti del punto 4.1 e alcuni altri requisiti che erano più semplici da documentare per mezzo di un Manuale della Qualità.
Un Manuale della Qualità lucido, breve e chiaro dà l’impressione di un’organizzazione che sa quello che fa, un’organizzazione che ha davvero il controllo del proprio sistema di gestione della qualità. Un buon Manuale della Qualità facilita il lavoro del revisore e gli offre l’opportunità di verificare meglio il sistema e, con le proprie osservazioni, di contribuire realmente al miglioramento del sistema stesso. Cosa ancora più importante, un tale Manuale della Qualità è utile al rappresentante della direzione e ai proprietari dei processi perché fornisce una visione complessiva del sistema di gestione della qualità.
Le grandi aziende spesso richiedono ai propri fornitori di avere un sistema di gestione della qualità e possono chiedere di vedere il Manuale della Qualità durante la selezione dei fornitori. Quale impressione della tua azienda fornisce il vostro Manuale della Qualità? Un Manuale della Qualità voluminoso dice che preferite spendere risorse piuttosto che utilizzare un approccio creativo.
Scrivere un buon Manuale della Qualità non è difficile: basta definire il campo di applicazione del proprio SGQ, elencare le esclusioni (per saperne di più sulle esclusioni nella ISO 9001:2008, leggi questo articolo What is an acceptable exclusion in clause 7 of ISO 9001)se ce ne sono e le relative giustificazioni, descrivere le interazioni tra i propri processi (meglio se per mezzo di un diagramma di flusso), dei processi ed elencare tutte le procedure dell’SGQ che si utilizzano; questo è tutto. Vedi anche Scrivere un Manuale della Qualità breve.
Essere o non essere
Con o senza un Manuale della Qualità, le organizzazioni avranno comunque bisogno di un qualche tipo di documento complessivo dell’SGQ. Ci sarà comunque bisogno di inviare all’organismo di certificazione un documento che descriva il sistema, nonché di poterlo mandare ai grandi clienti. Anche se non è più obbligatorio, tutti i requisiti del Manuale della Qualità, eccetto 4.2.2 b) rimangono anche nella nuova versione della norma. Il campo di applicazione dell’SGQ e le interazioni tra i processi devono sempre essere definiti. Questi requisiti sono ancora più dettagliati nella nuova versione e devono sempre essere disponibili in una forma documentata.
La nuova versione della norma ha alcuni nuovi requisiti che devono essere soddisfatti in quanto informazioni documentate, che possono essere facilmente inclusi in un Manuale della Qualità, per esempio il contesto dell’organizzazione.
Stessa idea, in forma diversa
Questo nuovo documento non obbligatorio (comunque lo chiamiamo) che sostituirà il Manuale della Qualità conterrà tutti i requisiti restanti del punto 4.2.2, a cui proporrei di aggiungerne anche alcuni nuovi.
Questo nuovo documento dovrebbe fornire le seguenti informazioni sull’organizzazione:
- Noi siamo l’azienda XYZ;
- produciamo questo ed eroghiamo questi servizi;
- applichiamo un sistema di gestione della qualità a questi processi;
- non applichiamo questi punti della norma per queste ragioni;
- questi sono i nostri processi e le loro interazioni;
- e questo è il contesto interno ed esterno in cui operiamo.
Questa può essere considerata una semplificazione eccessiva e ovviamente tutte queste informazioni non possono essere inserite in un unico paragrafo, ma questo documento avrebbe senso e soddisferebbe la maggior parte dei requisiti del punto 4 della nuova versione della norma. Inoltre, vi possono essere aggiunte la mission e la vision dell’organizzazione e questo documento può diventare effettivamente l’opuscolo di presentazione della tua azienda ai futuri clienti.
Questa nuova versione della norma non è schiava della forma (è una buona cosa? Solo il tempo ce lo dirà…) e richiederà un approccio più creativo per ottenere il massimo da ciascun requisito, adattandolo alle esigenze dell’organizzazione invece di ammucchiare documenti inutili.
Visita la nostra speciale ISO 9001:2015 repository page per trovare altri utili articoli, infografiche, documenti e whitepaper sulla revisione ISO 9001:2015.
