Ana Meskovska Geralmente, quando as pessoas pensam em documentação do sistema de gestão da qualidade, elas imaginam pilhas de documentos, e procedimentos desnecessários e burocráticos. Isto é porque organizações frequentemente exageram quando da documentação de seus sistemas de gestão da qualidade. Contudo, este não precisa ser o caso.
É verdade que a norma internacional para sistemas de gestão da qualidade (ISO 9001) requer certa documentação (veja o artigo: List of Mandatory Documents for ISO 9001). O propósito e benefícios da documentação do SGQ são inúmeros: ela provê uma estrutura clara das operações em uma organização, ela permite consistência de processos e melhor entendimento do SGQ, e ela provê evidência do atingimento dos objetivos e metas. Quando da concepção da documentação do SGQ, você deveria focar na eficiência e criar processos e documentos que são aplicáveis em sua organização.
Hierarquia da documentação do SGQ
A documentação do SGQ pode consistir de diferentes tipos de documentos. Geralmente, ela inclui documentos tais como política da qualidade, manual da qualidade, procedimentos, instruções de trabalho, planos da qualidade, e registros. A documentação do SGQ pode ser representada como uma hierarquia comomostrada no diagrama abaixo:
A ISO 9001 requer diferentes tipos de informação para serem documentadas; contudo, nem toda informação precisa ser documentada como documentos separados. Ela é flexível de forma que a organização decide o tamanho da documentação e o nível de detalhes documentados. Por exemplo, organizações pequenas podem ter procedimentos documentados que serão incluídos no manual do SGA.
Como estruturar a sua documentação do SGA
A norma internacional ISO 10013:2001 – Diretrizes para documentação de sistemas de gestão da qualidade dá direcionamento para dimensionamento eficaz da documentação do SGA, assim como uma visão geral do conteúdo recomendado e estrutura dos diferentes tipos de documentos do SGA. As recomendações a seguir levam em consideração as diretrizes da ISO 10013.
1) Manual da Qualidade. O manual deveria se adequar a sua organização. A estrutra e o conteúdodo manual pode varia dependendo do tamanho da organização, da complexidade das operações, e da competência do pessoal. Organizações pequenas podem documentar todo o SGA em um manual. Por outro lado, grandes organizações internacionais podem ter diferentes manuais da qualidade. Geralmente o manual inclui o escopo do SGA, exclusões da norma, referências a documentos relevantes e o modelo de processo do negócio. A política e os objetivos da qualidade podem ser parte do manual também.
O manual da qualidade deveria incluir a maioria dos seguintes elementos: título e tabela de conteúdos; escopo do SGA; exclusões da ISO 9001, informações de versionamento e aprovação; política e objetivos da qualidade; descrição do SGA, o modelo de processo do negócio da organização; definição de responsabilidades para todo o pessoal; referências para documentos relevantes e apêndices relevantes. Mais informações sobre como documentar um manual da qualidade eficaz podem ser encontradas neste artigo: Escrevendo um pequeno Manual da Qualidade.
2) Política da Qualidade. Uma política representa uma declaração da organização. Uma Política da Qualidade declara o comprometimento da organização com a qualidade e a melhoria contínua. Geralmente, esta política é usada para propósitos promocionais e deveria ser mostrada nas instalações da organização e colocada em websites, assim uma pol;itica da qualidade clara e curta é conveniente e é a prática geral.
A Política da qualidade define os objetivos da qualdiade pelos quais a organização se esforça. As metas da qualdiade da organização são definidas pela quantificação dos objetivos da qualidade.
3) Procedimentos da qualidade. Procedimentos da qualdiade podem ter diferentes formatos e estruturas. Eles podems er narrativos, i.e., descriso através de texto. Eles podem ser mais estruturados pelo uso de tabelas; eles podem ser mais ilustrativos, i.e., mapas de fluxo; ou eles podem ser uma combinação dos anteriores.
Procedimentos ds qualidade incluem os seguintes elementos:
- Título – para identificação do procdimento;
- Propósito – descrevendo a razão por trás do procedimento;
- Escopo – para explicar quais aspectos serão cobertos no procedimento, e quais aspectos não serão cobertos;
- Responsabildiades e autoridades para todas as pessoas/funções incluídas em qualquer parte do procedimento;
- Registros que resultam de atividades descritas em procedimento deveriam ser definidos e listados;
- Controle de documentos – identificaçào de mudanças, data de revisão, aprovação e versão do documento deveria ser incluída de acordo com a prática estabelecida para controle de documentos.
- Descrição de atividades – esta é a principal seção do procedimento, ela relata todos os outros elementos do procedimento e descreve o que deverisa ser feito, por quem e como, quando e onde. Em alguns casos, o “por que” deveria também ser esclarecido. Adicionalmente, as entradas e saídas das atividades deveriam ser explicadas, incluindo a necessidade de resursos.
- Apêndices podem ser incluidos, se necessário.
4) Instruçòes de trabalho. Insruçòes de trabalho podems er parte de um procedimento, ou eles podems er referenciados em um procedimento. Geralmente, instruções de trabalho tem uma estrutura similar a dos procedimentos e cobrem os mesmos elementos; contudo, oas instruções de trabalho incluem detalhes de atividades que precisam ser realizadas, focando no sequenciamento das etapas, ferramentas e métodos usados e precisão requerida.
Treinamento do pessoal e uso de pessoal competente pode reduzir a necessidade de instruções de trabalho altamente detalhadas. Mais detalhes sobre este tópico podemser encontrados em Using Competence, Training and Awareness to Replace Documentation in your QMS.
Uma boa documentação do SGQ é essencial para um Sistema de gestão da qualdiade eficaz
O dimensionamento da documentação do SGQ baseado em suas necessidades organziacionais é essencial para um SGQ funcional. Além disso, documentação propriamente estruturada tornará suas operações mais fáceis, enquanto que documentação incorreta trará a você nada mais do que problemas.
Clique aqui para baixar um artigo gratuito Mandatory Documentation Required by ISO 9001:2008.
