Mark Hammar ¿Cuál es el rol del representante de la dirección en el sistema de gestión ambiental ISO 14001? ¿Qué tienen que hacer? ¿Por qué están ahí? Estas muy a menudo son preguntas que se hacen al implementar un sistema de gestión ambiental (SGA), principalmente porque la norma ISO 14001 no incluye mucha información al respecto. Los pocos requisitos que existen al respecto se incluyen en la sección 4.4.1 en recursos, funciones, responsabilidad y autoridad, de lo cual he hablado en un anterior blog en Understanding Responsibility & Authority Identification in ISO 14001. En este blog se habló brevemente acerca del papel del representante de gestión ambiental (a menudo llamado el representante de la dirección), pero aquí quiero ampliar la explicación de lo que implica el rol.
¿Cuál es la razón por la cual ISO 14001 requiere un representante de dirección?
La primero es conocer la razón por la que se requiere un representante de gestión ambiental. Esto es un elemento común de los estándares de sistemas de gestión ISO, y básicamente consiste en que el sistema de gestión dispone de un gestor o responsable específico que tiene la total responsabilidad y autoridad para asegurarse de que funciona el sistema de gestión. No obstante, no es necesario que el representante de dirección lo haga todo, o se encargue de todo, podrá delegar actividades.
El rol de los representantes de la dirección se define en dos partes en los requisitos de la ISO 14001. El primero es asegurar que el sistema de gestión ambiental está en marcha y funciona continuamente, y el segundo requisito es asegurar que la alta dirección sabe lo que está sucediendo con el sistema de gestión, por lo que puede restablecer prioridades, ajustar recursos y modificar los planes según sea necesario.
Asegurar que el SGA está establecido, implementado y mantenido
Como se mencionó anteriormente, el representante de gestión ambiental no necesita realizar todas las acciones para establecer el sistema de gestión y comprobar que está funcionando, pero el representante de la dirección necesita asegurarse de que las personas a las que asignan las tareas necesarias las realizan adecuadamente ¿Cómo puede asegurar el representante de dirección que esto se realiza correctamente? Aquí hay algunas maneras que cómo puede hacerse:
Establecido. Todos los procesos que tienen interacciones con el entorno (aspectos ambientales) necesitan ser identificados, y debe existir una manera de supervisar los aspectos. Como representante de dirección, puedes revisar la identificación y clasificación de los aspectos ambientales en todos los procesos de la empresa para asegurarse de que se han realizado. Para obtener más información sobre este proceso, consulte Environmental aspect identification and classification. El segundo elemento a comprobar es si todos los procesos requeridos por la norma ISO 14001 existen en su sistema de gestión ambiental. Si todos los procesos han sido revisados para los aspectos ambientales, existen todos los procesos ISO 14001 y los empleados saben cómo esto les afecta, entonces se establece el sistema de gestión ambiental.
Implementado. El principal elemento para asegurar que el sistema de gestión está implementado, es el primer conjunto de auditorías internas. Cuando las auditorías internas comprueben todos los procesos que se establecieron para el sistema de gestión ambiental, sabrás si la implementación es conocida y se lleva a cabo a lo largo de la organización. La revisión de los resultados de la auditoría interna, incluyendo las acciones de las acciones correctivas, le dará una buena indicación de lo bien que está funcionando la implementación. Consulta también: Internal Audits in the EMS: Five Main Steps.
Mantenido. Verificar el mantenimiento del sistema de gestión es muy importante. La identificación de los aspectos, procesos y recursos necesarios para implementar el sistema, será un desperdicio de esfuerzo si no se siguen los principios establecidos por el sistema. El elemento principal para hacer esto es la revisión por dirección. En la revisión por dirección se deben mirar los datos del sistema para asegurarse de que se está manteniendo su efectividad y su mejora de acuerdo a como se esperaba.
Informar sobre cómo se está comportando el SGA
No es suficiente para el representante de gestión ambiental saber cómo van las cosas; también es importante que los miembros de la alta dirección conozcan lo que se espera del sistema de gestión ambiental y cómo está cumpliendo los objetivos de mejora. La principal forma de hacerlo es a través del proceso de revisión por dirección identificado en la norma ISO 14001.
La revisión por dirección incluye la revisión de datos del sistema, lo cual incluye:
- Resultados de auditorías internas y auditorías de cumplimiento
- Comunicados de terceros
- Estado de acciones correctivas y preventivas
- Estado de objetivos y metas
- Recomendaciones de mejora
De esta revisión, que devolverá unas salidas o resultados del sistema de gestión ambiental, la alta dirección puede conocer como de bien o mal está funcionando el sistema de gestión, y puede decidir lo que debe hacerse para la correcta aplicación de recursos.
Para más información sobre la revisión por dirección, consulta How can your EMS Management Review be more useful?
¿Por qué el representante de dirección es crucial?
Para la mayoría de las empresas, los miembros de la alta dirección no pueden estar al corriente de los detalles de la empresa, no importa lo importante que puedan ser estos detalles. Por esta razón necesitan un representante para asegurar que estos detalles son monitoreados y corregidos cuando sea necesario. Con el representante de gestión ambiental asumiendo este papel, puede estar seguro que el sistema de gestión ambiental será adecuadamente supervisado, corregido y mantenido a lo largo de la organización. Cuando la alta dirección ha dedicado los recursos necesarios para establecer e implementar un sistema de gestión, tiene sentido tener a alguien para mantenerlo.
