Mark Hammar Was ist die Rolle des Management-Vertreters im ISO 14001-Umweltmanagementsystem? Was tut er? Wozu ist er da? Diese Fragen werden so oft gestellt, wenn ein Umweltmanagementsystem (UMS) implementiert wird, hauptsächlich deswegen, weil die ISO 14001-Norm nicht viele Informationen über die Rolle enthält. Die wenigen Anforderungen sind im Abschnitt 4.4.1 über Ressourcen, Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse enthalten, über welche ich in einem früheren Blog auf Understanding Responsibility & Authority Identification in ISO 14001 gesprochen habe. Dieser Blog befasste sich kurz mit der Rolle des Umweltmanagement-Vertreters (oft Management-Vertreter genannt), doch hier würde ich gerne die Erklärung, was die Rolle mit sich bringt, erweitern.
Was ist der Grund dafür, dass ISO 14001 einen Management-Vertreter verlangt?
Zunächst sollte man sich einmal ansehen, warum ein Umweltmanagement-Vertreter verlangt wird. Dies ist ein allgemeines Element der ISO Managementsystem-Norm und hat grundsätzlich zur Folge, dass das Managementsystem über einen spezifizierten Manager verfügt, der die Gesamtverantwortung und Befugnis hat sicherzustellen, dass das Managementsystem funktioniert. Der Management-Vertreter muss nicht alles erledigen, doch wie die Redensart schon sagt: „The buck stops here“, was bedeutet, dass letzten Endes er die Verantwortung trägt.
Die Rolle des Management-Vertreters wird in zwei Abschnitten der ISO 14001-Anforderungen definiert. Die erste Anforderung ist sicherzustellen, dass das Umweltmanagementsystem eingerichtet ist und läuft, und die zweite Anforderung ist sicherzustellen, dass das Top-Management weiß, was mit dem Managementsystem geschieht, so dass das Top-Management bei Bedarf Prioritäten zurücksetzen, Ressourcen anpassen und Pläne ergänzen kann.
Sicherstellung, dass das UMS eingerichtet, implementiert und gewartet ist
Wie bereits oben angeführt, muss der Umweltmanagement-Vertreter nicht alle Maßnahmen durchführen, um das Managementsystem einzurichten und zu überprüfen, damit es weiterhin funktioniert, der Management-Vertreter muss jedoch sicherstellen, dass den notwendigen Aufgaben Mitarbeiter zugewiesen sind und diese die Aufgaben ordnungsgemäß erledigen. Wie stellt der Management-Vertreter sicher, dass dies geschieht? Hier sind einige der Wege, wie dies getan werden kann.
Eingerichtet. Alle Prozesse, die Interaktionen mit der Umwelt (Umweltaspekte genannt) haben, müssen identifiziert werden und es muss eine Möglichkeit zur Überwachung der Aspekte vorgesehen sein. Als Management-Vertreter können Sie die Identifizierung und Klassifizierung von Umweltaspekten für alle Prozesse im Unternehmen überprüfen, um sicherzustellen, dass diese durchgeführt wurden. Für weitere Informationen über diesen Prozess siehe Environmental aspect identification and classification. Der zweite zu überprüfende Punkt ist, ob alle für ISO 14001 erforderlichen Prozesse in Ihrem Umweltmanagementsystem eingerichtet sind. Wenn alle Prozesse auf Umweltaspekte geprüft wurden, alle Prozesse eingerichtet sind und die Mitarbeiter wissen, inwieweit sie davon betroffen sind, dann ist das Umweltmanagementsystem eingerichtet.
Implementiert. Das Hauptelement, um sicherzustellen, dass das Managementsystem implementiert ist, ist die erste Durchführung interner Audits. Wenn interne Audits alle Prozesse, die für das Umweltmanagementsystem eingerichtet wurden, geprüft haben, werden Sie wissen, ob Ihre Implementierung in der gesamten Organisation bekannt ist und durchgeführt wurde. Die Überprüfung der Ergebnisse des internen Audits, einschließlich der Reaktionen auf irgendwelche Korrekturmaßnahmen, wird einen guten Hinweis geben, wie gut Ihre Implementierung funktioniert. Siehe auch Internal Audits in the EMS: Five Main Steps.
Gewartet. Die Überprüfung der Wartung des Managementsystems ist sehr wichtig. All die Mühe der Identifizierung von Aspekten, Prozessen und Ressourcen, die für die Implementierung des Systems erforderlich sind, wäre ein unnötiger Aufwand, wenn Sie dies nicht weiterverfolgen und sicherstellen, dass das System angemessen bleibt. Das Hauptelement dieser Weiterverfolgung ist die Managementbewertung. In der Managementbewertung sehen Sie sich die Daten des Systems an, um sicherzustellen, dass wie erwartet, seine Effektivität und seine Verbesserungen aufrechterhalten sind.
Berichterstellung über die Leistung des UMS
Es reicht nicht, wenn der Umweltmanagement-Vertreter weiß, wie die Dinge laufen; es ist ebenso wichtig, dass den Mitgliedern des Top-Managements bekannt ist, was vom Umweltmanagementsystem erwartet wird und wie gut es die Ziele zur Verbesserung erfüllt. Die wichtigste Methode, dies zu tun, ist über der in ISO 14001 definierten Managementbewertungs-Prozess.
Die Managementbewertung beinhaltet die Überprüfung der Daten aus dem System, wozu Folgendes gehört:
- Ergebnisse interner Audits und Compliance-Audits
- Kommunikation mit Parteien von außerhalb
- Status von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen
- Status von Zielsetzungen und Zielen
- Verbesserungsempfehlungen
Aus diesem Review, in dem die Outputs des Umweltmanagementsystems angesehen werden, kann das Top-Management erfahren, wie gut oder schlecht das Managementsystem funktioniert und kann dann entscheiden, was getan werden muss, damit Ressourcen richtig eingesetzt werden.
Für weitere Informationen zur Managementbewertung siehe How can your EMS Management Review be more useful?
Warum der Management-Vertreter entscheidend ist
In den meisten Unternehmen können die Mitglieder des Top-Managements nicht jede Minute über Details im Unternehmen auf dem letzten Stand sein, egal, wie wichtig diese Details auch sein mögen. Das ist der Grund, warum sie einen Vertreter benötigen, um sicherzustellen, dass diese Details überwacht und bei Bedarf korrigiert werden. Indem der Umweltmanagement-Vertreter diese Rolle übernimmt kann gewährleistet werden, dass das Umweltmanagementsystem überall in der Organisation ordnungsgemäß überwacht, korrigiert und gewartet wird. Wenn das Top-Management die erforderlichen Ressourcen zur Einrichtung und Implementierung eines Managementsystems aufgewendet hat, macht es nur Sinn, dass man jemanden hat, der sicherstellt, dass dieses gewartet wird.
