Mark Hammar Wenn Ihre Organisation ISO 14001 implementieren möchte und eine Zertifizierung für ein, auf der Norm basierendes Umweltmanagementsystem (UMS) erhalten möchte, könnten Sie damit übermannt sein herauszufinden, wo man beginnt. Um Ihnen bei dieser Aufgabe zu helfen, finden Sie im Folgenden einen Überblick über die 13 erforderlichen Schritte, um sicherzustellen, dass bei der Implementierung und den Vorbereitungen auf die Zertifizierung nichts vergessen wurde:
1) Einholung der Management-Unterstützung – Die Unterstützung des Managements ist entscheidend. Ohne diese Unterstützung wird die Implementierung von ISO 14001 ziemlich sicher fehlschlagen. Sie benötigen ein gutes Verkaufsargument, um Ihr Management zu überzeugen, dass ISO 14001 eine gute Idee ist und wenn Sie noch etwas Hilfe brauchen, werfen Sie einen Blick auf 6 Hauptvorteile von ISO 14001 und hierauf Project proposal for ISO 14001:2004 implementation.
2) Identifizierung der gesetzlichen Vorschriften – Die Sicherstellung, dass Sie die gesetzlichen Vorschriften und andere Anforderungen an Ihr UMS identifiziert haben, ist ein weiterer wesentlicher Schritt, um zu gewährleisten, dass die Implementierung erfolgreich wird. Siehe auch Demystification of legal requirements in ISO 14001.
3) Definition des UMS-Anwendungsbereichs – Um sicherzustellen, dass Sie die Grenzen dessen, was getan werden muss, kennen, müssen Sie den Anwendungsbereich Ihres UMS definieren. Das hilft, die Einbeziehung von Bereichen Ihres Geschäfts zu vermeiden, die keine Auswirkung auf die Umwelt haben könnten. Die wichtigsten Instrumente zur Definition des Anwendungsbereichs sind die Umweltpolitik und Umweltaspekte (die Interaktionen, die Sie mit der Umwelt haben); dies sind die ersten Dokumente, die Sie für das UMS erstellen müssen.
4) Definition von UMS-Verfahren und Prozessen – Dazu gehören die Prozesse und Verfahren, die Sie als notwendig erachten, um konsistente und adäquate Ergebnisse bei Vermeidung negativer Umweltauswirkungen sicherzustellen und um auf Notfallsituationen zu reagieren.
5) Implementierung der UMS-Verfahren und Prozesse – Oft werden diese Prozesse mit den Prozessen, die in Ihrer Organisation bereits vorhanden sind, verknüpft, wie zum Beispiel der Verfolgung von Abfällen von Ihrer Einrichtung. Da nicht alle Prozesse dokumentierte Verfahren sein müssen, ist es wichtig zu entscheiden, welche dokumentiert werden müssen, um Umweltschäden zu vermeiden. Für einen guten Überblick siehe Erforderliche obligatorische Dokumentation für ISO 14001:2004 (Mandatory Documentation Required by ISO 14001:2004.
6) Durchführung von Schulungen und Sensibilisierung – Die Mitarbeiter sollten Schulungen darüber erhalten, was ISO 14001 ist und warum man das tut, und das zusätzlich zu Schulungen für alle Prozesse, in welche sie involviert sind. Es ist wichtig, dass jeder in Ihrer Organisation weiß, was Sie mit Ihrem UMS tun und wie er in diesen Rahmen passt. Siehe auch ISO 14001 Competence, Training & Awareness: Why are they important for your EMS?
7) Wahl einer Zertifizierungsstelle – Die Zertifizierungsstelle ist die Firma, die letztlich zu Ihnen kommt, um Ihre Prozesse auf Übereinstimmung mit den ISO 14001-Anforderungen, sowie darauf, ob das System effektiv und verbessernd ist, zu auditieren. Am besten führt man Gespräche mit mehreren Zertifizierungsstellen, um entscheiden zu können, welche die richtige für Ihr Unternehmen ist, da dies ein sehr wichtiger Schritt dafür sein kann, wie effektiv Ihre Implementierung wird.
8) Betreiben des UMS; messen und Aufzeichnungen führen – Das ist der Zeitpunkt, ab dem Sie Aufzeichnungen sammeln, die während eines Audits verlangt werden, um nachzuweisen, dass Ihre Prozesse den für sie gesetzten Anforderungen entsprechen. Die Aufzeichnungen zeigen auch, dass die Prozesse effektiv sind und dass in Ihrem UMS bei Bedarf Verbesserungen gemacht wurden. Zertifizierungsstellen werden für diesen Vorgang eine bestimmte Zeitdauer bestimmen, um sicherzustellen, dass das System für eine Compliance reif genug ist. Siehe auch ISO 14001 Control of Records.
9) Durchführung interner Audits – Die Zertifizierungsstelle wird von Ihnen verlangen, alle Prozesse intern zu auditieren, bevor sie zu Ihnen kommen, um das Zertifizierungsaudit durchzuführen. Das gibt Ihnen die Möglichkeit sicherzustellen, dass die Prozesse das tun was Sie planten, und wenn nicht, irgendwelche Probleme, die Sie finden, zu beheben. Siehe ISO 14001 internal audits: Five main steps that can work for you für weitere Details.
10) Durchführung der Managementbewertung – Ebenso wichtig wie die Unterstützung, welche das Management bei der Implementierung von ISO 14001 gibt, ist die Einbeziehung des Managements in die kontinuierliche Wartung des UMS. Um sicherzustellen, dass die Prozesse über adäquate Ressourcen verfügen, um effektiv zu sein und sich zu verbessern, muss das Management spezifizierte Daten von den Aktivitäten des UMS überprüfen und auf diese Daten entsprechend reagieren. Siehe ISO 14001 Management Review and why it is important in your EMS für weitere Details.
11) Implementierung von Korrekturmaßnahmen – Um Probleme zu beheben und das System zu verbessern, müssen Sie Korrekturmaßnahmen verwenden, um die ursprüngliche Ursache eines festgestellten Problems zu finden und Maßnahmen ergreifen, um diese ursprüngliche Ursache zu korrigieren. Diese Probleme können während Ihrer Messungen, internen Audits und Managementbewertungen identifiziert werden. Siehe auch Corrective and Preventive Actions to Support Environmental Management.
12-1) Zertifizierungsaudit – Phase 1 – Hier wird die Zertifizierungsstelle Ihre Dokumentation überprüfen, um auf Papier zu verifizieren, dass Sie alle notwendigen Anforderungen der ISO 14001-Norm adressierten. Die Auditoren werden einen Bericht erstellen, der angibt, wo Sie entsprechen und wo es Probleme gibt, so dass es Ihnen möglich ist, Korrekturmaßnahmen zur Adressierung der Probleme zu implementieren. Lesen Sie bitte auch: Why should you certify your ISO 14001 Environmental Management System?
12-2) Zertifizierungsaudit – Phase 2 – Während des Hauptaudits führt die Zertifizierungsstelle eine Auditierung vor Ort durch, in der sie die Aufzeichnungen, die Sie beim Betrieb Ihrer UMS-Prozesse zusammentrugen, einschließlich Ihrer Aufzeichnungen über interne Audits, Managementbewertungen und Korrekturmaßnahmen, überprüft. Nach dieser Auditierung, die mehrere Tage gemacht wurde, wird sie einen Bericht erstellen, der ihre Erkenntnisse detailliert und angibt, ob sie Ihr UMS als effektiv und übereinstimmend mit den ISO 14001-Anforderungen befunden haben. Die Auditoren werden auch Empfehlungen für die Zertifizierung abgeben, wenn Sie allen Anforderungen entsprechen. Wenn Sie jedoch irgendwelche wesentlichen Nichtkonformitäten haben, werden Sie Korrekturmaßnahmen für diese Probleme vornehmen müssen, bevor eine Zertifizierung empfohlen werden kann.
Ein guter Plan wird eine große Hilfe sein, wenn Sie daran arbeiten, ein UMS nach ISO 14001 zu implementieren und zu zertifizieren, nehmen Sie sich also die Zeit, um zu planen und zu wissen, welche Ressourcen Sie benötigen – das wird Ihnen später Zeit und Ressourcen ersparen.
Verwenden Sie die Conformio compliance software um Sie durch Ihr ISO 14001 Implementierungsprojekt zu führen.
