Mark Hammar Viele Unternehmen sehen den erforderlichen Prozess für interne Audit als eine Art notwendiges Übel, das sie ertragen müssen, um die ISO9001-Registrierung aufrecht zu erhalten. Bestenfalls meinen sie, dass es ein duplizierter Aufwand des Registrators ist und realisieren dabei nicht, dass der interne Audit viel effektiver sein kann, da er die Prozesse öfter und gründlicher betrachtet, als der Registrator dafür Zeit hat. Schlimmstenfalls werden die internen Auditoren als eine Art interne Polizeitruppe angesehen, vor der man sich am besten schützt, indem man notwendige Daten verbirgt oder sie mit falschen Informationen gänzlich fehlleitet.
Schritte im internen Audit
Als Prozessverantwortlicher kann der Interne Audit-Prozess nach ISO 9001 die beste Möglichkeit sein, Ihren Prozess von außen genau unter die Lupe zu nehmen. Sie können dabei helfen, Verbesserungspotenziale oder Selbstzufriedenheit zu erkennen, wodurch Ihr Prozess besser, schneller oder effizienter ablaufen kann. Im Folgenden werden fünf Hauptschritte erläutert, die aufzeigen, wie ein internes Audit gemäß ISO 9001 durchgeführt wird und wie es am besten eingesetzt werden kann, um die internen Prozessverantwortlichen auf die Verbesserung dieser Prozesse zu fokussieren.
1) Planung des Audit-Zeitplans. Kernstück eines guten Prozesses ist es, einen Audit-Gesamtzeitplan zu haben, der jederzeit verfügbar ist, um jeden wissen zu lassen, wann jeder Prozess im kommenden Zyklus auditiert wird (üblicherweise ein jährlicher Plan). Wenn Sie keinen Plan hätten und Überraschungsaudits durchführten, wäre die von der Geschäftsleitung übermittelte Botschaft „wir vertrauen unseren Mitarbeitern nicht“. Durch die Veröffentlichung der Audit-Pläne lautet die Botschaft, dass das eine Unterstützung der Prozesseigentümer sein soll und die Auditoren hier sind, um zu helfen. Das erlaubt den Prozesseigentümern alle Verbesserungsprojekte, an denen sie vor dem Audit arbeiten, abzuschließen, so dass sie wertvolle Informationen über die Implementierung sammeln können oder dass sie die Auditoren bitten können, sich darauf zu fokussieren, bei der Informationssammlung für andere geplante Verbesserungen zu helfen.
2) Planung des Prozess-Audits. Der erste Schritt bei der Planung der individuellen Prozess-Audits ist, mit den Prozess-Eigentümern abzustimmen, wann der Audit stattfinden wird. Der oben genannte Gesamtplan ist mehr ein Leitfaden, als eine Festlegung, wie oft und ungefähr wann Prozesse auditiert werden, die Abstimmung jedoch gibt dem Auditor und dem Prozess-Eigentümer die Möglichkeit, bei der Festlegung des besten Zeitpunktes für die Prozessüberprüfung zusammenzuarbeiten. Der Auditor kann dann vorangegangene Audits prüfen, um zu sehen, ob aufgrund von Kommentaren oder früheren Bedenken irgendwelche Nachfassaktionen erforderlich sind und wenn der Prozess-Eigentümer irgendwelche Bereiche identifizieren kann, die der Auditor ansehen kann, dem Prozess-Eigentümer helfen, die Informationen zu ermitteln. Ein guter Audit-Plan kann sicherstellen, dass der Prozess-Eigentümer aus dem Audit-Prozess einen gewissen Nutzen zieht.
3) Durchführung des Audits. Ein Audit sollte mit einem Meeting mit dem Prozess-Eigentümer beginnen, um sicherzustellen, dass der Audit-Plan abgeschlossen und einsatzbereit ist. Danach gibt es viele Wege für den Auditor, um während des Audits Informationen zu sammeln: die Überprüfung von Aufzeichnungen, Gespräche mit Mitarbeitern, die Analyse der Daten von Schlüsselprozessen oder auch die Überwachung des Prozesses im Einsatz. Der Fokus dieser Aktivität ist darauf gerichtet, Nachweise zu finden, dass der Prozess wie im QMS geplant funktioniert und bei der Erbringung der gewünschten Ergebnisse effektiv arbeitet. Eines der wertvollsten Dinge, die ein Auditor für einen Prozess-Eigentümer tun kann, ist nicht nur, Bereiche zu identifizieren, die nicht nachweislich ordnungsgemäß funktionieren, sondern auch Bereiche eines Prozesses aufzuzeigen, welche durch Änderungen besser funktionieren könnten.
4) Berichterstattung über den Audit. Ein Abschluss-Meeting mit dem Prozess-Eigentümer ist notwendig, um sicherzustellen, dass der Informationsfluss nicht verzögert wird. Der Prozess-Eigentümer wird wissen wollen, ob es in irgendwelchen Bereichen Schwächen gibt, die adressiert werden müssen und wird auch interessiert sein zu erfahren, ob Bereiche existieren, die verbessert werden könnten. Dem sollte so rasch als möglich eine schriftliche Aufzeichnung folgen, um die Informationen auf dauerhaftere Art festzuhalten und eine Nachbereitung der Informationen zu ermöglichen. Durch die Identifizierung nicht nur der nicht-konformen Bereiches des Prozesses, sondern auch der positiven Bereiche und potentieller Verbesserungsbereiche, zieht der Prozess-Eigentümer mehr Nutzen aus dem internen Audit, was weitere Prozessverbesserungen ermöglicht.
5) Nachfassaktionen zu Punkten oder gefundenen Verbesserungen. Wie in vielen Bereichen des Standards, sind die Nachfassaktionen ein entscheidender Schritt. Wurden Probleme gefunden und Korrekturmaßnahmen ergriffen, ist die Sicherstellung, dass das Problem tatsächlich behoben wurde, ein zentraler Teil der Behebung. Wurden durch im Audit identifizierte Möglichkeiten Verbesserungsprojekte durchgeführt, ist es ein großartiger Motivator für zukünftige Verbesserungen, zu sehen, wie sehr sich der Prozess verbessert hat.
Fokussierung auf die Prozessverbesserung, um den größten Nutzen aus dem internen Audit zu ziehen
Durch die Nutzung des internen Audit-Prozesses zur Fokussierung auf die Hilfe bei der Verbesserung von Prozessen und nicht nur, um eine Übereinstimmung zu gewährleisten, kann das Unternehmen aus den Audits mehr Nutzen ziehen. Prozessverbesserungen sind eines der Schlüsselelemente eines ISO9001 Qualitätsmanagementsystems und sollten einer der Hauptmotivatoren für ein Unternehmen sein, das ein gutes QMS implementieren und beibehalten möchte. Prozessverbesserungen helfen nicht nur bei der Effizienz, sondern sparen in einem Prozess Zeit und Geld. Bei korrekter Anwendung kann der interne Audit statt eines „notwendigen Übels“ einer der größten Beitragsleistenden bei der Prozessverbesserung im QMS sein.
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