Mark Hammar Oftmals übertreiben es Unternehmen und erstellen ein überdimensionales, unüberschaubares Qualitätshandbuch, das im Grunde genommen ein Umschreiben der ISO 9001-Norm mit der Änderung von „Sie sollen“ auf „wir werden“ ist. Wenngleich es Argumente gibt, dass dies ein schriftliches Beispiel der Verpflichtung des Unternehmens sein kann, allen Anforderungen der Norm zu entsprechen, tendiert ein solches Dokument dazu, für viele Mitarbeiter zu lang und nicht einfach zu lesen und zu verstehen zu sein. Kurz gesagt, es besteht den Test auf Einfachheit und einfache Verständlichkeit nicht. Einige Unternehmen haben daher sehr rasch einen Schritt in die Richtung gemacht, das Qualitätshandbuch weniger umfangreich, grafischer und leichter verständlich zu machen.
Was wird von einem Qualitätshandbuch verlangt?
Beginnen wir mit der Auflistung was von einem Qualitätshandbuch verlangt wird und einigen Begründungen hinter jedem der Punkte:
1)Der Anwendungsbereich des Qualitätsmanagementsystems. Dieser ist zur Identifizierung der Grenzen des Systems vorhanden und basiert auf dem mit dem Registrator vereinbarten Anwendungsbereich, der auf dem ISO9001-Zertifikat genannt wird. Es ist die Erklärung dafür, was Ihr Unternehmen tut, sei es „Design und Produktion von Bordelektronik“, „Zerspanungstechnik-Services für Kunden in der Autoindustrie“ oder „Fast Food-Bereitstellung für Menschen im Großraum Pensacola“.
Der zweite Teil der Anforderung des Anwendungsbereichs ist dafür vorgesehen, irgendwelche Ausnahmen von der Norm zu identifizieren. In vielen Fällen wird das Qualitätshandbuch keine anführen, die häufigste Ausnahme ist jedoch die Anforderung der ISO 9001-Norm für „Design & Entwicklung“ bei Unternehmen, wie zum Beispiel in der Zerspanungstechnik, welche ausschließlich nach Kundenzeichnungen arbeiten und keine Produkte selbst entwickeln.
2) Die dokumentierten Verfahren, festgelegt für das Qualitätsmanagementsystem (oder Verweise): Worauf häufig hingewiesen wird ist, dass von der ISO 9001-Norm nur sechs dokumentierte Verfahren gefordert werden (Dokumentenkontrolle, Aufzeichnungskontrolle, Interne Audits, Kontrolle nichtkonformer Produkte, Korrektur- & Vorbeugungsmaßnahmen). Außerdem gibt es die Anforderung, dokumentierte Verfahren zu erstellen, sollten Nichtkonformitäten auftreten und kein Verfahren schriftlich festgehalten wurde. Einfacher gesagt, wenn Sie in schriftliches Verfahren benötigen, um sicherzustellen, dass keine Fehler gemacht werden, müssen Sie ein schriftliches Verfahren erstellen. Sind diese Verfahren einfach in Form von Flussdiagrammen, könnten diese in ein kurzes Qualitätshandbuch integriert werden, doch höchstwahrscheinlich werden diese zusätzliche Informationen enthalten und manche Unternehmen haben auch noch zusätzliche Verfahren, daher sind Verweise im Qualitätshandbuch am einfachsten durchzuführen. Das bietet Ihnen auch einen Platz, wo Sie bei der Suche nach einem Verfahren schnell nachschauen können.
3) Eine Beschreibung der Interaktion von Prozessen. Das kann am einfachsten mit einem Flussdiagramm gemacht werden, das alle Prozesse in der Organisation, mit Pfeilen, die zeigen, wie sie miteinander verbunden sind, darstellt. Obwohl Ihnen ein ausführliches Flussdiagramm helfen kann, die Interaktionen zwischen Prozessen Ihrer Organisation besser zu verstehen, ist alles, was für die meisten Leute nötig ist, dass sie die Grundlagen verstehen. Und das ist es, was im Qualitätshandbuch benötigt wird.
Warum ein kurzes Qualitätshandbuch?
Das Beste an einem kurzen, grafischen Qualitätshandbuch ist, dass es sich gut als Verkaufsbroschüre eignet, um interessierten Kunden Ihr Unternehmen darzustellen. Wenn man die Langatmigkeit in einem Qualitätshandbuch beseitigt, die entsteht, wenn man einfach die ISO 9001-Norm neu formuliert, kann man einige zusätzliche Extras hinzufügen, die helfen, das Unternehmen Leuten zu präsentieren, die Ihr Produkt kaufen möchten. Man kann, zusammen mit den Qualitätsrichtlinien und Qualitätszielen, das Unternehmensleitbild und Visionen hinzufügen. Sind diese richtig formuliert, können Sie für Ihre Kunden auf klare und verständliche Weise erläutern, wie Sie möchten, dass Ihr Unternehmen seinen Kunden zu Diensten ist. Selbst eine Toplevel-Managementstruktur können Sie beifügen, damit Leute besser verstehen können, wie Ihr Unternehmen geleitet wird.
Was möchten Sie die Leute sehen lassen?
Viele Unternehmen fragen nach einem Qualitätshandbuch, wenn sie einen potentiellen Lieferanten zum ersten Mal bewerten und aus diesem Grund kann es hilfreich sein, Ihr Handbuch zu einer leicht zu lesenden, informativen Verkaufsbroschüre zu machen. Kann die Person, die Ihr Handbuch beurteilt, deutlich erkennen, dass Sie für ein erfolgreiches Qualitätsmanagementsystem alles eingerichtet haben, wird sie sich Ihre Fähigkeiten und Kapazitäten zur Erfüllung ihrer Geschäftsanforderungen näher ansehen. Wenn Sie daher Ihr Handbuch erstellen, überlegen Sie sich „Was möchte ich die Leute sehen lassen?“. Sind es eine Menge Worte, für die man einige Zeit braucht, um sich damit herumzuschlagen oder wäre es besser, ihnen alles auf einem Teller zu servieren, so dass sie weitermachen können und eine Bestellung platzieren können?
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